Alles over het UBO-register
1. Wat is het UBO-register?
Het UBO-register houdt de registraties bij van de uiteindelijk belanghebbenden (‘Ultimate Beneficial Owner’) bij juridische entiteiten. De Kamer van Koophandel is verantwoordelijk voor het in stand houden van het register maar de juridische entiteiten zijn zelf verantwoordelijk om opgave te doen van (wijzigingen ter zake) hun UBO(‘s).
2. Wat is het doel van het UBO-register?
Uit de vierde anti-witwasrichtlijn volgt dat noodzaak van nauwkeurige en actuele informatie over de UBO een bepalende factor is bij het opsporen van criminelen die hun identiteit achter een vennootschapsrechtelijke structuur verbergen. Uit de Bijlage kamerbrief plan van aanpak witwassen volgt dat het primaire doel is gelegen in het versterken van de informatiepositie van toezichthouders, opsporingsinstanties en het OM. Een secundair doel is ondersteuning van het cliëntenonderzoek door Wwft-instellingen. Het tertiaire doel is een algemene preventieve werking tegen het opzetten en gebruiken van juridische entiteiten om vermogen te verhullen.
3. Wat is een UBO?
De UBO is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit. Let op dit is een ruim niet vastomlijnd begrip. In artikel 3 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 wordt nadere duiding aan dit begrip gegeven. Hieruit volgt ook, kort gezegd, dat indien geen UBO op grond van deze definitie en bepalingen kan worden vastgesteld, dat elke natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap als UBO moeten worden aangemerkt. Deze personen worden in de praktijk wel aangeduid als ‘pseudo-UBO’. Het gaat hierbij om elke bestuurder in de zin van artikel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, of, in het geval van een personenvennootschap, elke vennoot.
Let op: van alle (pseudo-)UBO’s moet aan het register opgave worden gedaan.
4. Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?
De volgende juridische entiteiten moeten hun UBO(‘s) laten registreren: niet-beursgenoteerde BV’s en NV’s; stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, personenvennootschappen (maatschap, v.o.f., C.V.), rederijen, Europese naamloze vennootschappen, Europese coöperatieve vennootschappen, Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben en kerkgenootschappen. Ook ANBI’s en kerkgenootschappen dienen de UBO(‘s) te registreren.
Voor beursgenoteerde BV’s en NV’s en 100 % dochters daarvan, verenigingen van eigenaren en eenmanszaken geldt de registratieplicht niet.
Let op: buitenlandse rechtspersonen met enkel een nevenvestiging / branch office in Nederland hebben geen registratieplicht in Nederland maar wel in het land van oprichting.
Let op: het niet doen van de opgave voor inschrijving is een economisch delict onder de Wet op de economische delicten. De handhavende instantie wordt het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst.
5. Geldt het UBO-register ook voor trusts?
Er komt een separaat UBO-register voor trusts en ‘ soortgelijke juridische constructies’ . De implementatiewet hiertoe is op 17 april 2020 ter consultatie gelegd. Deze wet kent ook een terugmeldplicht voor instellingen. In de Kamerbrief van 3 juli 2020 over Bestrijden witwassen en terrorismefinanciering is eerder de verwachting te kennen gegeven dat het voorstel na de zomer aan de Raad van State zal worden voorgelegd. Met andere woorden, het UBO-register voor trusts zal het UBO-register voor juridische entiteiten in tijd volgen.
6. Wanneer moet juridische entiteiten hun UBO(‘s) laten registreren?
Vanaf 27 september 2020 kunnen juridische entiteiten hun UBO’s laten registreren. De Kamer van Koophandel zal de naar schatting 1,7 miljoen entiteiten aanschrijven om zich te registreren. Het is nog onduidelijk hoe dit zal plaatsvinden.
De eerste 18 maanden geldt er een overgangsperiode. Binnen deze periode dienen de entiteiten zich te registeren en opgave te doen. De Minister heeft bij Memorie van Antwoord te kennen gegeven dat de terugmeldplicht (zie onder) voor Wwft-instellingen en bevoegde autoriteiten wel al geldt in deze overgangsperiode! Een specifieke voorziening hiervoor zal vermoedelijk, aldus de Minister, twee maanden na de start van het register beschikbaar komen. Bij de terugmeldplicht wordt rekening gehouden met de voornoemde overgangsperiode. Als in die periode een entiteit nog geen gegevens over diens uiteindelijk belanghebbenden heeft geregistreerd, is het niet mogelijk om een terugmelding te doen. Tot die achttien maanden is het dus alleen mogelijk om een discrepantie met een geregistreerd gegeven te melden. Wwft-instellingen en bevoegde autoriteiten worden hierover onder meer via de website van de Kamer van Koophandel geïnformeerd. Bij raadpleging van de website van de Kamer van Koophandel op 22 september 2020 gaf de link https://www.kvk.nl/terugmelden-ubo/ evenwel nog het bericht: ‘Sorry, deze pagina bestaat helaas niet!’
N.B. de Nederlandse Staat diende uiterlijk 26 juni 2017 de vierde anti-witwasrichtlijn te hebben geïmplementeerd en op 10 januari 2020 de vijfde anti-witwasrichtlijn. De invoering van het UBO-register is derhalve zwaar overtijd, ook na de verlenging van de implementatie. Dit is ook reden geweest voor de Europese Commissie om deze zomer een inbreukprocedure jegens Nederland op te starten.
7. Wat zijn de verplichtingen voor de Wwft-instellingen met betrekking tot UBO-register?
Instellingen dienen in het kader van het cliëntenonderzoek het UBO-register te raadplegen. Let op: het enkele raadplegen is onvoldoende. Ten eerste dient de informatie in context met andere informatie en het risicoprofiel te worden beoordeeld. Ten tweede wordt aan artikel 3 Wwft over de wijze van het uitvoeren van het cliëntenonderzoek een lid toegevoegd (lid 15) dat bepaalt dat instellingen in het kader van hun cliëntenonderzoek niet uitsluitend mogen varen op raadpleging van het UBO-register. Hiermee wordt bedoeld dat zelfstandig onderzoek verplicht blijft, letterlijk staat in de toelichting: Dit register is slechts een hulpmiddel bij dit cliëntenonderzoek.
8. Wat houdt de terugmeldplicht voor Wwft-instellingen in?
Wwft-instellingen zijn verplicht krachtens het nieuwe artikel 10c Wwft om iedere discrepantie die zij aantreft tussen een gegeven omtrent een UBO dat zij verstrekt heeft gekregen uit het UBO-register, en de informatie over die uiteindelijk belanghebbende waarover zij uit anderen hoofde beschikt, te melden aan de Kamer van Koophandel, tenzij de instelling een melding ongebruikelijke transactie meldt aan het FIU. De Kamer van Koophandel zal onderzoek op grond van de terugmelding en bij geconstateerde onregelmatigheden een signaal afgeven of aangifte doen.
Het niet voldoen aan de terugmeldplicht vormt een economisch delict onder de Wet op de economische delicten.
9. Welke gegevens worden geregistreerd?
In het handelsregister wordt over een UBO opgenomen: a. het BSN; b. een buitenlands fiscaal nummer c. de naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit; d. de geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres; e. de aard van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economische belang en de omvang van dit belang, aangeduid klassen.
Er zijn 3 klassen van de omvang van het economisch belang:
1. > 25% t/m 50%
2. >50% t/m 75%
3. >75% t/m 100%.
Relevante documenten die dit belang aantonen, zoals het aandeelhoudersregister, het certificaathoudersregister, de oprichtingsakte, de statuten, contracten en/of een organogram, moeten door de inschrijvingsplichtige worden gedeponeerd bij het handelsregister.
NB niet elke wijziging in het economisch belang dient te worden doorgegeven, enkel een wijziging van klasse dient te worden doorgegeven.
10. Wie heeft toegang tot de gegevens uit het UBO-register?
Een deel van de gegevens is openbaar toegankelijk. Het gaat om de volgende gegevens: voor- en achternaam; geboortemaand en –jaar; nationaliteit; woonland; de aard en omvang van het belang.
De afgesloten gegevens betreffen het BSN, een buitenlands fiscaal identificatienummer en de geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres van de UBO. Deze zijn toegankelijk voor de zogenaamde bevoegde autoriteiten, zoals opsporingsinstanties, Openbaar Ministerie, toezichthouders maar ook Bureau Bibob en Dienst Justis. Zij hebben ook toegang tot de relevante documenten die het belang aantonen (zie boven). Het is een gemiste kans dan deze gegevens niet ter beschikking staan aan de Wwft-instellingen, want juist deze informatie zou de instellingen in de zin van de Wwft behulpzaam zijn in hun rol als poortwachter
11. Wat zijn de mogelijkheden om uw (gevoelige) gegevens te beschermen?
Het is mogelijk een verzoek te doen bij de Kamer van Koophandel strekkende tot afscherming van de openbare gegevens. Er zijn twee gronden voor afscherming van openbare toegankelijkheid van uw gegevens: 1) een risico voor de veiligheid van de UBO en 2) minderjarigheid of handelsonbekwaamheid. De beslissing van de Kamer van Koophandel is vatbaar voor bezwaar en beroep. Tot het besluit onherroepelijk is geworden, is er sprake van afscherming van de gegevens. Concreet houdt het in dat de Kamer van Koophandel voor de veiligheidsgrond enkel zal controleren of de betreffende persoon is geplaatst op de (centrale of regionale) lijsten beschermde personen. Indien dit het geval is volgt een afscherming voor een periode van vijf jaren. Het kader voor de lijst beschermde personen is beschreven in de Circulaire bewaken en beveiligen 2019. Of een persoon op deze lijst moet worden geplaatst wordt beoordeeld op grond van de mate van "ernst" en "waarschijnlijkheid" van een dreiging. Dit is nader uitgewerkt in twee tabellen die als bijlagen bij de Circulaire 2019 zijn gevoegd. Hierbij wordt bijzondere aandacht geschonken aan het kunnen uitoefenen van grondrechten, waaronder de vrijheid van godsdienst of levensbeschouwelijke overtuiging. Er wordt pas tot plaatsing op de lijst overgegaan als een persoon (of een organisatie waarvan diegene deel uitmaakt) op eigen kracht geen weerstand kan bieden tegen de dreiging of het risico. Eigen verantwoordelijkheid van de persoon/organisatie staat voorop. De Circulaire 2019 sluit niet uit dat ook buitenlandse personen op de lijst worden opgenomen. Meldingen over (potentiële) dreigingen moeten bij de politie of het Openbaar Ministerie (hoofdofficier van justitie) worden ingediend. Beleid over de toepassing van een en ander in de praktijk is helaas niet bekend.