Het aanstaande AML-pakket van de EU: de gevolgen voor de compliance functionaris

Wwft

Onder de huidige Wwft dient bij instellingen waarvan het dagelijks beleid wordt bepaald door twee of meer personen, een van de dagelijks beleidsbepalers te worden aangewezen als “kantoorverantwoordelijke” voor de naleving van de Wwft door de instelling. Als de aard en omvang van de instelling daartoe aanleiding geven, dan moet iemand binnen de instelling daarnaast een “onafhankelijke en effectieve” compliancefunctie hebben. Deze compliancefunctie richt zich op het controleren van de naleving van de wettelijke regels (de Wwft en lagere regelgeving) en van de interne regels die binnen de instelling zijn opgesteld ter naleving van de Wwft. De compliancefunctie is onder de Wwft ook verantwoordelijk voor het verstrekken van gegevens aan de Financial Intelligence Unit (“FIU”).

Voor verschillende niet-financiële instellingen gelden er nadere, specifieke regels voor de invulling van de rol van kantoorverantwoordelijke en compliancefunctie. Zo bestaat bijvoorbeeld de Beleidsregel toezicht Wwft 2023 voor de advocatuur, en voor accountants en belastingadviseurs de Richtsnoeren van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs en het Register Belastingadviseurs. In deze aanvullende regels zijn verplichtingen opgenomen voor de compliancefunctie over onder andere het periodiek rapporteren van Wwft-bevindingen aan het bestuur van het kantoor, waaronder de kantoorverantwoordelijke, en het op peil houden van de Wwft-kennis binnen de organisatie.

AML-pakket

In de AML-Verordening die onderdeel uitmaakt van het AML-pakket, zijn verschillende wijzigingen met betrekking tot de interne naleving van de anti-witwasregelgeving ten opzichte van de Wwft te bespeuren. Vereist is dat van een instelling één lid van het dagelijks bestuur met de naleving van de regels van de AML-Verordening is belast. In de AML-Verordening wordt dit aangeduid als de “nalevingsmanager”. Iedere instelling dient een nalevingsmanager te hebben, ongeacht het aantal personen dat het dagelijks beleid bepaalt van de instelling.

Deze nalevingsmanager dient ervoor te zorgen dat het interne beleid, de procedures en controles overeenkomen met de risicoblootstelling van de instelling, en dat deze instrumenten ook daadwerkelijk worden toegepast. De nalevingsmanager zorgt er daarnaast voor dat er voldoende personele en materiële middelen zijn om dit te bewerkstelligen.

In aanvulling op deze nalevingsmanager dienen instellingen ook over een “nalevingsfunctionaris” te beschikken. Deze nalevingsfunctionaris moet op voldoende hoog hiërarchisch niveau staan in de instelling, door het bestuur worden aangewezen, en is verantwoordelijk voor het interne beleid, de gedragslijnen, procedures en controles in de dagelijkse werking van de instelling met betrekking tot de vereisten uit het AML-pakket. De nalevingsfunctionaris fungeert als contactpunt voor de bevoegde autoriteiten en is verantwoordelijk voor het melden van verdachte transacties (met de inwerkingtreding van het AML-pakket verandert de verplichting om ongebruikelijke transacties te melden in een verplichting om verdachte transacties te melden).

De instelling moet ervoor zorgen dat de nalevingsfunctionaris voldoende middelen, informatie en de vereiste (interne) bevoegdheden heeft om zijn/haar taak goed uit te kunnen voeren. Ook moet de instelling bescherming bieden voor de nalevingsfunctionaris tegen verschillende vormen van oneerlijke behandelingen. Commerciële belangen van de instelling mogen geen invloed hebben op de besluiten van de nalevingsfunctionaris, en deze moet rechtstreekse lijntjes (kunnen) hebben met het bestuur om verslag uit te kunnen brengen en zorgen te kunnen uiten.

Het is de taak van de nalevingsmanager om regelmatig verslag uit te brengen aan het bestuur van de instelling over de uitvoering van interne gedragslijnen, procedures en controles. Minstens eenmaal per jaar moet de nalevingsmanager een door de nalevingsfunctionaris opgesteld verslag over de uitvoering indienen bij het bestuur. De nalevingsmanager is verantwoordelijk voor het nemen van de nodige maatregelen om eventuele tekortkomingen tijdig te verhelpen.

Als de aard van de activiteiten van een instelling daartoe aanleiding geven, rekening houdend met de risico’s en complexiteit van de activiteiten en de omvang van de instelling, mogen de functies van de nalevingsmanager en van de nalevingsfunctionaris door dezelfde natuurlijke persoon worden vervuld. Dat mag ook, weer afhankelijk van de aard, activiteiten en omvang van de instelling, worden gecombineerd met andere functies. Is slechts één persoon werkzaam bij de instelling, of is het een eenmanszaak, dan is die persoon verantwoordelijk voor alle compliance-vereisten uit de AML-Verordening.

Het AML-pakket stelt ook strenge(re) eisen aan een ontslagprocedure van de nalevingsfunctionaris. Dit mag enkel na het vooraf informeren van het bestuur, en ook de toezichthouder moet hierover worden geïnformeerd. Er gelden hier enkele aanvullende waarborgen om zowel de onafhankelijkheid van de werkzaamheden van de nalevingsfunctionaris te waarborgen als transparantie richting de toezichthouder te bewerkstelligen.

Tot slot

Het AML-pakket maakt de vereisten voor de verschillende nalevingsfuncties concreter ten opzichte van de Wwft en geeft een uitgebreidere invulling daarvan. Belangrijk om in acht te nemen is dat alle instellingen straks dergelijke nalevingsfuncties in huis moeten hebben.

Het lijkt wellicht nog ver weg, maar het is raadzaam voor instellingen om zich alvast voor te bereiden op deze uitbreidingen, zodat als het AML-pakket in werking treedt, de compliancefuncties intern in orde zijn. Naast de veranderingen op compliance-functionarisgebied, zullen er nog allerlei aanvullende wijzigingen ten opzichte van de Wwft in werking treden.

Voor vragen over zowel de Wwft als het nieuwe AML-pakket kunt u contact opnemen met Jurjan Geertsma en Luca van der Hoeven.